Browsing the archives for the todo tag

Hverdagens huskeseddel

3 kommentarer
Effektivitet

Kender du det, at du har skrevet en huskeseddel og så skal din bedre halvdel købe ind, men kan kun finde en gammel huskeseddel? Og så røg den bøf. Eller hvad var det nu liiige vi skulle huske at få gjort i weekenden?

Jeg hylder David Allens princip Getting Things Done (GTD). Jeg har stadig meget at lære, men jeg øver mig hele tiden. Og med min øven følger også, at jeg vil have at

  • det skal være nemt at lave en huskeliste
  • den skal være nem at dele med andre
  • den skal være elektronisk og
  • den skal fungere på tværs af platforme.

Udganspunktet i GTD er, at du skal tømme hovedet (læs: skriv alt det ned, du skal huske) for så har du størst mulig kapacitet til rådighed mentalt, til at løse den opgave du nu fokuserer på. Det kræver at man kan komme af med det, man skal huske lige nu og her. Jeg har altid min iPhone på mig, derfor kan jeg altid skrive ned, hvad jeg skal huske. Men… jeg skal også bruge mine mange lister når jeg sidder hjemme med min Mac eller på arbejdet med min Windows pc.

Jeg har tidligere været rigtig glad for Things, men det er en Apple-only ting. Det er ikke godt nok. Så har jeg prøvet en notes-ting til iPhone/iPod der går via Google Docs, men det var bare ikke stabilt nok.

Enter Wunderlist.

Hvad opnår jeg med delte lister?

Tænk på en indkøbsseddel. Den er altid i nærheden. Ikke mere skrive på en post-it på arbejdet, en løs lap derhjemme og oversiden af hånden i bilen. Ingen lapper eller andre ting bliver væk, der er kun én huskeseddel.

Og hvad så hvis du har flere sedler at holde styr på, og hvor andre i familien skal bidrage til sedlerne? Planlægning af ferien, pakkeliste til weekendens familiebesøg, hvad skal vi huske når vi nu bygger hus, julegaver til hele familien og kalendergaver til børnene.

Er du så også til GTD ligesom mig, så opretter du Next actions lister, tickler lister, sometimes lister osv. Dem kan du dele med hvem du lyster. Indkøbsseddelen deler du med ægtefællen, ønskesedelerne med bedsteforældre og svigerforældre, dine todo’s på arbejdet er tilgængelige altid, da du så at sige deler dem med dig selv på tværs af enheder (Windows, Mac, Android, iOS, Linux).

Jeg fremhæver mange fordele, men der er også ulemper ved Wunderlist.

Ulemper

Windows versionen er ikke klippestabil. Jeg oplever tit, at når jeg har åbnet Wunderlist om morgenen på min arbejds pc (Windows) er jeg ofte nødt til at lukke programmet og åbne det igen. På en eller anden måde “låser” det. Det oplever jeg aldrig (aldrig!) på min Mac.

Man kan ikke sende en e-mail til Wunderlist med en opgave. På deres supportside står dog, at man bare skal sende en mail til me@wunderlist.com fra den mailadresse man er registreret med, så kan man ad den vej oprette opgaver. Det er ikke lykkedes mig at få det til at virke fra webmail/Windows, kun Mail.app/Mac. Desuden er der det ved det, at når man sender en mail så opretter man en opgave pr linieskift. Så det med at uddybe hvad en overskrift betyder (læs: have en længere forklaring til opgaven) det kan man ikke, på trods af at Wunderlist har en funktion til at tilknytte noter til en opgave.

Man kan ikke vedhæfte filer eller links til en opgave. Jeg synes tit jeg gerne vil linke til noget eller vedhæfte fx et billede eller et dokument til en opgave. Det kan man ikke. Måske kan man i den kommende Wunderkit, det vil tiden vise.

Konklusion

Der findes MANGE muligheder for at lave huskesedler og for at arbejde efter GTD-principperne (tøm hjernen ved at skrive dine “huskere” ned, så du kan fokusere på det, du har gang i). Og der er indtil flere rigtigt gode muligheder også når begrænsningen er, at det skal holdes elektronisk. Men når kravene samtidig er, at det skal fungere på tværs af platforme og skal kunne deles, så har jeg ikke fundet noget mindre ringe end Wunderlist. Det er ikke perfekt – og bliver det måske heller ikke – men det er gratis og det er nemt.

Hjemme hos mig er det hverdagens huskeseddel.

To do or not to do

Ingen kommentarer - endnu
Effektivitet

Har du HELT styr på hvilken opgave du skal i gang med som den næste? Har du en liste, hvor der står hvilke opgaver du skal løse? Eller er det bare noget du har i hovedet, med fare for at du glemmer det vigtige? Her er et enkelt tip til, hvordan du får styr på hvilken opgave der er den næste, du skal løse.

Mit forslag til dig er: lav en liste med 6 punkter. Sådan. Se mere her hvorfor.

Der er mange tilgange til, hvordan man kan lave todo-lister. Både på papir og på en computer, telefon eller lignende. En af de mere kendte er formuleret af David Allen som Getting Things Done (GTD). Der er udgivet læssevis af bøger om hvordan man bruger systemet (som ganske givet er smart og godt), men… det helt store problem ved et omfattende system er, at man ikke bare lige sætter sig ned og bruger det. Det kan være nok så godt, men det skaber først værdi når det bliver brugt.

Du kan også bruge et system som Uffe Stenstrop (kendt fra bl.a. DR P3, blogs, bøger mm.) bruger, nemlig at lave en liste med nogle punkter og ud for hvert punkt lave et tegn, der viser hvordan dagen skrider frem. Det er en del mere simpelt end Getting Things Done, men kræver stadig at du bruger en bestemt notation (tegnene foran opgavepunkterne).

Du kan gøre det endnu mere simpelt og stadig have styr på dine næste opgaver. Lav en list med 6 punkter på. 6 opgaver du skal løse i dag. Ikke mere end 6 punkter, som skal stå i den rækkefølge opgaverne skal løses i. Efterhånden som opgaverne bliver løst streger du dem bare over. Når du igennem alle dagens opgaver inden dagen er omme så lucky you, så er der tid til forefaldende opgaver og store tanker.

Inden dagen slutter, så følger du op på din todo-liste og fylder op, så der er 6 punkter til i morgen.

Din todo-liste er på denne måde ikke det store planlægnings- og projektstyringsværktøj. Aldrig. Det er håndteringen af de allervigtigste opgaver, der skal løses lige nu.

Forbedringer i hverdagen

Ingen kommentarer - endnu
Effektivitet, Noget at glæde sig over

En bedre hverdag gør dig gladDer er to måder at ændre det kendte:

  1. En ordentlig omvæltning
  2. Små ændringer hele tiden

Ind i mellem kan man selv sige: nu laver jeg om på alt, flytter til udlandet, skifter branche, bliver selvstændig, bliver skilt, bliver gift, bliver glad. Og andre gange tager andre beslutningen for en (“Du er fyret”, “Du er udvalgt”, “Du er dejlig”).

Her handler det om det, du let kan gøre hver eneste dag. Hver dag kan du se på hvordan din dag lige kan blive LIDT bedre.  Det her drejer sig om at ændre dine vaner (det kan jeg måske vende tilbage til en anden gang), så for at få succes skal der kun små ændringer til ad gangen.

Jeg har fundet ud af, at min start på dagen er vigtig for mit humør resten af dagen. Sådan er der mange andre der har det. Jeg sørger derfor for:

  • at have god tid om morgenen (mindst en time, gerne mere,  fra jeg står op til jeg skal ud ad døren)
  • at vi alle sammen i familien har smilet til hinanden og fået et morgenkram
  • at have noget godt at høre på vej til arbejde. Jeg lytter meget til podcast men også gerne radio på min telefon, det får humøret til at stige gevaldigt
  • møder alle på mit arbejde med et smil – uanset hvordan de andre møder

Og sådan er det “bare” at blive ved.

Start med en ting ad gangen. Start med morgenens smil. Så er det ligesom på plads (husk dog at holde fast i det).

Er du irriteret over, at du ikke synes du når det, du skal, så skriv ned hvad du vil nå. Også de helt små ting. Jeg har stående på min to-do liste, at jeg skal huske at tage et billede af min søn med på arbejde, at jeg skal skrive en ølanmeldelse, at græsset skal klippes (jojo, selv de ting, der giver sig selv kan jeg finde på at tage med), for det er hvad der virker for mig.

Vi du gerne være sund og rask? Start med at overbevise dig selv om at du er det. Lav så om på din kost, én ting ad gangen. Spis lidt mindre, skær ned på sukkeret, skift det hvide brød ud med groft brød, spis et stykke frugt i ny og næ, trap op på frugten. Små ændringer hele tiden.

Den med de små ændringer findes også på mere struktureret form, som er veldokumenteret. En del af Lean – Kaizen – handler netop om at optimere de små ting i hverdagen. Hele tiden undgå spild, hele tiden gøre det hele lidt bedre, hele tiden have fokus på at beholde eller introducere det, der giver værdi (“ændre til det bedre” betyder det).

Gør den hverdag Lean på den gode måde. Du vil elske det.