Browsing the archives for the overblik tag

Den moderne familiekalender

28 kommentarer
Effektivitet, Kommunikation

Den moderne familiekalender

Har du prøvet at lave en aftale på et tidspunkt, der kolliderer med andre i familien? Har du ind i mellem lidt svært ved at holde styr på hvad resten af familien skal? Frygt ikke mere – Google er din ven. Læs her hvordan.

Hjemme hos mig er vi fire personer: mig, min kone, vores datter Lea på 3½ og vores søn Tobias på 8 måneder. Umiddelbart kan man tro, at der kun er to personer at holde styr på her, men nej… der er faktisk tre og snart fire.

På en almindelig dag skal vi gerne vide hvem der skal noget hvornår. Jeg kan finde på at tage til nogle aftenmøder, min kone er god til at se nogle veninder og faktisk skal vi også holde styr på Lea. Én gang om måneden skal hun have legetøj med i børnehaven, én gang om måneden er der smør-selv og så skal hun ikke have madpakke med, der er udflugter, fødselsdage, aktiviteter og mange andre ting, hvor vi skal vide om madpakken skal i madkasse eller papir, om hun skal være der senest kl. 9 osv.

Når Tobias starter i dagpleje er det også rart lige at have noteret hvornår der er legestue og sådan nogle ting. Det hober sig hurtigt op, med andre ord.

Konceptet

Vi holder let styr på det hele med hjælp fra Google kalender. Vi har oprettet en kalender til os hver og så lægger vi vores aftaler ind i dem. Det lyder ikke af meget, og det er det heller ikke. Det smarte kommer nu.

I Google kalender kan man dele sin kalender. Enten med alle og enhver, eller med udvalgte personer. Det er det sidste vi gør. Hverken Lea eller Tobias aner de har en kalender, så vi har gjort det, at vi har oprettet en kalender til dem, som vi så har delt med mulighed for at vi (min kone og jeg) begge kan administrere deres kalendere.

Google-kalenderne henter vi ind i vores kalenderprogram på vores computer (iCal på Mac) og på henholdvis vores iPod og iPhone. Det betyder, at vi kan opdatere vores kalendere fra computeren, enten direkte i kalendere eller på nettet via Google kalender eller på vores iPod/iPhone.

Nu med madplan

Min far og jeg udveksler også kalendere. Det betyder at han kan se min kalender og jeg kan se hans (han har flere kalendere og dem kan jeg så se). Nu er vi så opdateret med hinandens hverdag på en måde vi aldrig har været siden jeg boede hjemme.

For en månedstid siden udvidede vi konceptet. Når vi lavede madplan, skrev vi den på et stykke papir som vi lagde i en køkkenskuffe. Nu har vi oprettet en Google kalender til madplanen. Det har den fordel at vi hvor som helst kan se hvad vi skal have at spise i aften og resten af ugen. Men mere interessant er faktisk den historik vi stille og roligt bygger op. Så kan vi se hvor lang tid siden det er vi har fået lasagne, frikadeller og risengrød. Og at vi får bøf hver fredag. Men det gør det også let at hente inspiration til en feberredning eller det giver incitamenter til at skifte fredagsbøffen ud med et andet stykke kød.

Trin for trin vejledning

For at nå samme høje grad af overblik som vi har, så gør sådan her (beskrevet i grove træk):

  1. hvis du ikke er oprettet som bruger hos Google (som i: hvis du ikke har en @gmail mailadresse), så gør det
  2. opret en Google kalender til dig selv
  3. sørg for, at den du vil dele kalender med har gennemført trin 1 og 2
  4. del din kalender med, ja, hvem du nu vil dele den med (din mand/kone/kæreste/hund/whatever). Vælg om modparten kun skal kunne se eller også oprette ting i din kalender
  5. sørg for at din dele-makker også deler sin kalender med dig
  6. Sæt din computers kalender op til også at kunne bruge din Google kalender. I Apples iCal gør man det under indstillinger -> konti, hvor man opretter adgang til sin Googlekalender og under punktet “Uddelegering” viser hvilke af de tilgængelige kalendere man vil have vist
  7. Sæt din håndholdte enhed (telefon, smartphone, iPod osv.) op til at kunne synkronisere med Google kalender

Vigtigt tip: Hvis du bruger iPhone eller iPod Touch, så LAD VÆRE med at oprette en Exchange konto til din kalender. Opret i stedet en CalDAV-synkronisering. Det er ret let:

  1. Gå herind og følg vejledningen for at sætte CalDAV op: http://www.google.com/support/mobile/bin/answer.py?answer=151674&cbid=1ue4fhcnmheui&src=cb&lev=%20answer
  2. Bruger du iPhone/iPod Touch? Så sørg for at du er logget på din Google konto og gå herefter herind: https://www.google.com/calendar/iphoneselect for at vælge hvilke kalendere du vil se på din enhed

Og så kører det.

Velkommen til papirkalenderens afløser.

PS: vi har et integreret køleskab i køkkenet, så det der med at sætte alle mulige huskesedler på køleskabslågen med magneter, det kan vi ikke. Derfor er vi glade for dette setup.

To do or not to do

Ingen kommentarer - endnu
Effektivitet

Har du HELT styr på hvilken opgave du skal i gang med som den næste? Har du en liste, hvor der står hvilke opgaver du skal løse? Eller er det bare noget du har i hovedet, med fare for at du glemmer det vigtige? Her er et enkelt tip til, hvordan du får styr på hvilken opgave der er den næste, du skal løse.

Mit forslag til dig er: lav en liste med 6 punkter. Sådan. Se mere her hvorfor.

Der er mange tilgange til, hvordan man kan lave todo-lister. Både på papir og på en computer, telefon eller lignende. En af de mere kendte er formuleret af David Allen som Getting Things Done (GTD). Der er udgivet læssevis af bøger om hvordan man bruger systemet (som ganske givet er smart og godt), men… det helt store problem ved et omfattende system er, at man ikke bare lige sætter sig ned og bruger det. Det kan være nok så godt, men det skaber først værdi når det bliver brugt.

Du kan også bruge et system som Uffe Stenstrop (kendt fra bl.a. DR P3, blogs, bøger mm.) bruger, nemlig at lave en liste med nogle punkter og ud for hvert punkt lave et tegn, der viser hvordan dagen skrider frem. Det er en del mere simpelt end Getting Things Done, men kræver stadig at du bruger en bestemt notation (tegnene foran opgavepunkterne).

Du kan gøre det endnu mere simpelt og stadig have styr på dine næste opgaver. Lav en list med 6 punkter på. 6 opgaver du skal løse i dag. Ikke mere end 6 punkter, som skal stå i den rækkefølge opgaverne skal løses i. Efterhånden som opgaverne bliver løst streger du dem bare over. Når du igennem alle dagens opgaver inden dagen er omme så lucky you, så er der tid til forefaldende opgaver og store tanker.

Inden dagen slutter, så følger du op på din todo-liste og fylder op, så der er 6 punkter til i morgen.

Din todo-liste er på denne måde ikke det store planlægnings- og projektstyringsværktøj. Aldrig. Det er håndteringen af de allervigtigste opgaver, der skal løses lige nu.

Effektiv innovation – styr på tanker og ideer

10 kommentarer
Effektivitet
Alt for mange noter alt for mange steder

Alt for mange noter alt for mange steder

Kender du det, at du har mange tanker og ideer på et bestemt område? Og selv om du prøver at skrive lange lister og lave kategorier så er det stadig ikke helt til at overskue? Og så har du pludselig en masse noter – måske på papir (mange lapper rundt omkring), måske på din computer (mange forskellige steder). Og der er stadig intet overblik og det hele er bare forvirrende. Hvor effektiv er DET lige?

Enter mindmap.

Jeg har gennem nogle år brugt mindmapping til at tage noter og brainstorme og få styr på ting. Jeg har prøvet at bruge mindmaps som todo-lister (det virker for nogle, bare ikke for mig), projektstyring (det virker for nogle, bare ikke for mig) og flere andre ting. Og jeg er rigtig glad for det.

Hvad er mindmapping?

Et mindmap er en mere visuel måde at skrive det, du skal huske. Formen gør, at dine noter kan blive ret effektive og ret kompakte. Når jeg tager referat fra et møde, kan jeg oftest holde mig inden for en enkelt A4 side. Også selv om der sker meget på mødet. Når så mødet er slut og jeg skal renskrive referatet viser det sig, at jeg har fået rigtigt meget med (den konkluderer jeg på baggrund af de tilbagemeldinger jeg uopfordret har fået på mine referater).

Start med at tegne en cirkel i midten af et blankt stykke papir. Inde i cirklen skriver du overskriften for, hvad det hele handler om. Herfra er princippet, at du tegner nogle “grene” (læs: streger) ud fra cirklen. Hver gren har sit emne. For hver gren deler du så ud i undergrene lige så langt som det giver mening og i ligeså mange niveauer det giver mening. Hold dig dog til relativt få niveauer, ellers bliver det for gnidret.

Ved at bruge mindmaps kan du hele tiden se både “hele skoven” og “alle træerne”, dvs. du har overblikket og kan til enhver tid grave dig ned i den dybeste detalje.

Kom godt i gang

En god øvelse for at komme i gang med at forstå mindmaps er at lave en huskeseddel, en indkøbsliste. Fidusen er her, at du grupperer alt, der hører sammen, så når du står i supermarkedet og skal have dine ting, så er der stor chance for, at du kan komme ret effektivt gennem forretningen, for du skal ikke hele tiden læse alt igennem på huskeseddelen, men kan nøjes med det, der står ud for fx “grønt”. Se et eksempel på billedet.

Mindmaps kan laves på papir (start med det), med eller uden tegninger, med eller uden farver, med bobler, streger… Det vigtige er, at du finder en form, der passer dig. Når du er tryg med at lave mindmaps på papir, så kan du gå videre og finde software der hjælper dig. Søg efter det på nettet, noget er gratis, noget koster penge, noget er til alle platforme, andet kun til Windows, noget kun til Mac OS osv.

Jeg følger Mindmapping Software Blog, som jeg synes er god at få forstand og inspiration af.

Den software jeg bruge er Freemind og Xmind (begge gratis og til flere platforme, dog kan Xmind fås i en betalingversion også), ligesom jeg ind i mellem bruger Curio (den er jeg dog ved at gå fra igen), der er et betalingsprogram til Mac. Du kan også hente inspiration hos Wikipedia (siden er på engelsk).